Les écoles de musique associatives sont-elles soumises au RGPD?
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), adopté par la communauté européenne en 2016 et entré en vigueur en mai 2018, encadre l’utilisation des données personnelles pour toutes les organisations manipulant les données personnelles des européens, où qu’elles soient dans le monde.
Pourtant, cinq ans après son entrée en application, de nombreuses structures associatives, y compris les écoles de musique, continuent d’ignorer ou de minimiser leurs obligations à ce sujet!
Vous êtes responsable d’une école de musique associative ? Sachez que cette réglementation vous concerne directement ! Le RGPD impose en effet des règles strictes sur la collecte, le traitement et la protection des données personnelles.
Manquer à ces obligations peut avoir de lourdes conséquences, tant sur le plan juridique que financier. Alors, concrètement, que devez-vous savoir pour être en conformité et éviter les risques ?
Le RGPD, un cadre légal pour toutes les structures manipulant des données personnelles
Le RGPD s’applique à toutes les entités (entreprises, associations, services publics…) qui traitent des données personnelles de citoyens européens. Il n’est donc pas uniquement destiné aux grandes entreprises ou aux structures privées : il concerne également les associations à but non lucratif, dont celles spécialisées dans l’enseignement musical.
L’erreur commune, souvent faite par les écoles associatives, est l’idée qu’une structure à taille humaine, avec peu de personnel ou de ressources, ne soit pas concernée par le RGPD. Cependant, dès lors qu’une école de musique collecte et utilise des informations sur ses élèves, ses enseignants ou ses partenaires, elle entre dans le champ d’application de la réglementation!
Quelles données personnelles sont concernées dans une école de musique associative ?
Que vous vous en rendiez compte ou non, votre école de musique manipule des données personnelles au quotidien!
Des informations telles que l’état civil (noms, prénoms, dates de naissance), les adresses physiques, les adresses e-mail, les numéros de téléphone ou encore les données bancaires nécessaires au paiement des cotisations d’élèves constituent toutes des « données personnelles » au sens du RGPD.
Pour compliquer légèrement le tout, ces données relèvent aussi du droit à la vie privée et doivent être protégées contre les abus : transmission non autorisée à des tiers, perte, piratage, etc. En somme, toute donnée permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique fait partie du périmètre couvert par cette réglementation.
Ce ne sont que des exemples et comme chaque école a une organisation particulière, il se peut que vous manipuliez d’autres données personnelles qui ne sont pas listées dans l’article.
Respecter le RGPD, un impératif pour toutes les écoles de musique associatives
Être en conformité avec le RGPD, ce n’est pas facultatif : c’est une obligation. Si la majorité des grandes organisations ont rapidement pris conscience des enjeux liés à cette réglementation, il reste aujourd’hui encore de nombreuses écoles de musique associatives qui ne sont pas parfaitement alignées avec les exigences légales.
Pour répondre aux prérogatives du RGPD, ces associations doivent évidemment mettre en place une politique de confidentialité claire et transparente. Au préalable, leur conseil d’administration doit également nommer un Délégué à la Protection des Données (DPO), responsable de superviser la gestion des données personnelles au sein de l’école. Ce travail passe notamment par la constitution d’un registre des traitements de données, mentionnant toutes leurs utilisations : collecte, stockage, transmission à des tiers…
Sans ces mesures, l’école de musique s’expose à des sanctions administratives significatives, pouvant aller jusqu’à des amendes très lourdes, sanctionnées par la CNIL.
Ne prenez pas le RGPD à la légère !
Si vous gérez une école de musique associative, il est important de comprendre qu’être en règle n’est pas seulement une obligation légale, cela garantit aussi la confiance des élèves et des parents dans le respect de leurs données personnelles. L’ensemble de ce processus peut sembler complexe, mais sachez qu’il existe des ressources qui vous aideront à y voir plus clair et à vous conformer aux règles en toute sécurité.
Vous ne savez pas par où commencer pour sécuriser les données de votre école de musique et respecter le RGPD ?
Nous avons conçue une formation-action spéciale pour les écoles de musique associatives. A l’issue de la formation, vous aurez désigné un DPO, mis en place concrètement un registre de traitement de données et rédigé une politique de confidentialité: